TIETOSUOJA-ASETUS (GDPR)

PORVOON RAKENNUSKONEVUOKRAAMO OY (1535518-9)

- Porvoon Rakennuskonevuokraamo Oy (jäljempänä vuokraamo) harjoittaa rakennuskoneiden, henkilönostimien, maanrakennuskoneiden ym. laitteiden vuokraustoimintaa. Lisäksi vuokraamo toimii Suomen Lainalaatikko Oy:n paikallisena jälleen-vuokraajana. Vuokraamo toimii myös Woikoski Oy:n paikallisena myyntipisteenä. Yritys harjoittaa myös vähittäismyyntiä.

- Vuokraamon tietoturva vastaavana toimii yrityksen toimitusjohtaja.

- Vuokraustoiminnassa on yleistä, että vuokran kohteena oleva tuote luovutetaan asiakkaan haltuun joko sovituksi ajaksi tai toistaiseksi. Tällöin vuokraamon omaisuutta on asiakkaan hallussa sekä ennalta sovittu laitevuokra on vielä vuokraamon saamatta.

- Vuokraamotoiminta on nk. lainan antamista asiakkaalle. Tästä johtuen vuokraamon täytyy tallettaa vuokra-asiakkaiden tiedot järjestelmiinsä sekä saada asiakkaan allekirjoittama kirjallinen vuokraussopimus. Talletettavia tietoja asiakkaista ovat:

• NIMI

• OSOITE

• PUHELINNUMERO

• HENKILÖTUNNUS

• SÄHKÖPOSTIOSOITE

• YRITYKSILTÄ Y-TUNNUS

- Asiakastapahtuman yhteydessä laaditaan vuokraussopimus, johon kirjataan yllä mainitut asiakastiedot. Sopimus laaditaan kahtena kappaleena, joista toinen allekirjoitettu jää vuokraamoon ja toinen jää asiakkaalle. Vuokraussopimus talletetaan vuokraamon käyttämään ohjelmistoon. Vuokraussopimukset säilytetään vuokraamon arkistokaapissa, kunnes ne tuhotaan silppuamalla. Tuhoaminen tehdään, kun sopimuksen teosta on kulunut kaksi täyttä kalenterivuotta.

- Asiakastapahtuman yhteydessä vuokraussopimus tallennetaan yrityksen käyttämään vuokrausohjelmistoon. Vuokrausohjelmiston tietokanta sijaitsee palveluntuottajan (applirent)palvelimella.

- Asiakkaalla on niin halutessaan mahdollisuus vaatia omien henkilötietojen poistamista. Asiakkaan pyyntö voidaan toteuttaa aikaisintaan asiakkaan suoritettua sopimuksissa mainitut taloudelliset velvoitteensa vuokraamolle sekä että vuokraamon kirjanpidollinen seuranta sen sallii. Tiedot voi poistaa ainoastaan vuokraamon tietoturvavastaava. Pyyntö tulee esittää kirjallisena.

- Vuokraamon tietokone, jonka kautta vuokrausohjelmistoa käytetään, on suojattu käyttäjäkohtaisilla salasanoilla, jotka ovat ainoastaan vuokraamon työntekijöiden tiedossa. Tietokone sijaitsee siten, että sitä pystyy näkemään ja käyttämään ainoastaan vuokraamon työntekijä. Tietokone sijaitsee tilassa, joka on aina sen auki ollessa vuokraamon työntekijöiden valvonnassa.

- Kirjalliset vuokrasopimukset talletetaan vuokraamon arkistokaappiin. Arkistokaappi sijaitsee tilassa, johon ainoastaan vuokraamon henkilöstöllä on pääsy. Arkistokaappi sijaitsee tilassa, joka on aina vuokraamon auki ollessa valvottu. Vuokraamossa on ympärivuorokautinen tallentava kameravalvonta.